Software gestionali: cambiarli per supportare gli obiettivi d’impresa

I software gestionali aziendali raggiungono una fase in cui la ristrutturazione tramite personalizzazioni o nuove implementazioni è insufficiente a gestire nuove iniziative di business.

Lo riscontra Gartner, società multinazionale leader mondiale nella consulenza strategica, ricerca e analisi nel campo dell’Information Technology, con oltre 60.000 clienti nel mondo.

Nell’era del business digitale, il volume e la velocità del cambiamento è più grande che mai. Di conseguenza, il sistema ERP presente in azienda, spina dorsale di tutta l’organizzazione, potrebbe non essere più idonea e in grado di soddisfare le esigenze.

Software Gestionali: Strategia ERP

Inoltre, anche se l’attuale software ERP è per lo più adatto allo scopo, potrebbe non essere così entro 10 anni. Processi funzionali fondamentali, capacità amministrative e nuove esigenze informative tra pochi anni potrebbero non essere affatto soddisfatti. Inizia presto quindi – diverso tempo prima la conclusione del ciclo di vita delle soluzioni esistenti – la necessità di definire una strategia ERP di rinnovamento e le roadmap di sviluppo associate.

IT manager e Responsabili di processo devono valutare le soluzioni esistenti rispetto alle esigenze attuali e, soprattutto, a quelle del futuro, dal momento che la modifica di un software gestionale non è una soluzione rapida.

Perchè cambiare il Software Gestionale

La sostituzione di una soluzione ERP esistente è tipicamente dovuta a:

• il modello di business è cambiato; ad esempio quando si passa dal gestire negozi al dettaglio ad una vendita esclusivamente online
• il costo totale di proprietà (TCO – Total Cost Ownership) della soluzione attuale è diventato eccessivo
• l’organizzazione è stata acquisita/unificata e si è costretti a cambiare
• la soluzione attuale è stata, o sarà presto, superata tecnicamente e/o funzionalmente
• è stata scelta una soluzione “sbagliata”, non in grado di supportare le esigenze di business; questo problema di solito emerge molto presto dopo l’implementazione iniziale.

Come valutare la salute dell’ERP in uso? Le 6 domande di Gartner

Gartner suggerisce di valutare la salute della soluzione ERP corrente, verificando l’uso che se ne fa, a partire da domande come quelle elencate di seguito:

• In che modo l’impresa usa il proprio software gestionale? E ‘efficace come “spina dorsale” d’impresa o ci sono colli di bottiglia di utilizzo, aree problematiche e altre questioni?
• Le sue funzionalità consentono la strategia di business o la mancanza di alcune funzionalità costituisce un impedimento?
• Il software gestionale è respinto da singoli o gruppi di utenti, che quindi lavorano al di fuori della soluzione? Il rifiuto è motivato “politicamente” o si basa su bisogni insoddisfatti o scarsamente soddisfatti? I bisogni insoddisfatti devono essere documentati in modo che il valore propositivo della nuova soluzione sia chiaramente definito.
• La tecnologia e l’architettura sono affidabili, scalabili e performanti a livelli accettati in azienda?
• Il TCO è accettabile o inaccettabile? Ad esempio, ha superato la previsione iniziale anche tenendo conto degli aumenti previsti nel corso del tempo?
• Si dispone di personalizzazioni  che hanno aumentato la complessità al punto che, fare cambiamenti, si traduce in notevoli problemi, unità ad alta TCO, e/o richiesta di risorse altamente qualificate?

Una valutazione basata sui fatti e un approccio molto concreto sono il presupposto per identificare correttamente lo stato di salute del sistema gestionale presente in azienda e l’opportunità di una eventuale sostituzione.

(Fonte Gartner)