Conservazione digitale: le nuove regole e le nuove opportunità

La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, un nuovo obbligo di legge può tradursi in un vantaggio inequivocabile e immediato per il business.

Diciamolo: sono poche le occasioni in cui un nuovo obbligo di legge può tradursi in un vantaggio inequivocabile e immediato per il business. La fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione (e, in prospettiva, quella tra imprese, anche se non si parla di obbligo, bensì di incentivo) rappresenta uno di questi casi.

Soprattutto per le aziende che puntano a ottenere in tempi rapidi contenimento dei costi, semplificazione dei processi e una migliore gestione dei flussi finanziari. La vostra organizzazione appartiene a questa categoria?

Bene, ecco in breve alcuni elementi da considerare nel momento in cui si valutano gli aspetti più operativi che riguardano la digitalizzazione dei documenti. A partire dal fatto che a promuovere la conversione delle aziende dal cartaceo al digitale è  il Governo stesso.

La cornice regolatoria

Innanzitutto, inquadriamo rapidamente le nuove regole. In un’escalation promossa dall’agenzia per l’Agenda digitale, la loro graduale entrata in vigore è iniziata il 6 giugno 2014, quando è partito l’obbligo di fatturazione elettronica (link alla ns. Guida alla Fatturazione Elettronica nel blog – tag: Fatturazione Elettronica) nei confronti di ministeri, agenzie fiscali ed enti di previdenza nazionali.

L’obbligo è stato poi esteso a tutte le amministrazioni locali (quindi parliamo di regioni, comuni e altre istituzioni pubbliche territoriali) a partire dal 31 marzo 2015. È invece atteso per il 1 gennaio 2017 l’avvio della fatturazione elettronica attiva e passiva tra imprese che non sarà obbligatorio ma fiscalmente agevolato attraverso rimborsi IVA più rapidi.

Ricordiamo poi che dal 1 luglio 2016 l’Agenzia delle entrate renderà disponibile in forma gratuita il servizio base per la creazione dei moduli digitali contenenti i dati delle fatture elettroniche, il loro invio e la loro conservazione.

Oltre il concetto di smaterializzazione

Un passaggio concettuale importante del processo di digitalizzazione è capire che non si tratta di un semplice processo di smaterializzazione dei documenti e di una relativa gestione documentale degli archivi elettronici fine a se stessa.

La fatturazione elettronica, per essere sfruttata in tutto il suo orizzonte di valore in termini economici e operativi, non si limita alla generazione di un PDF del documento da gestire come un file immagine. Un approccio più strategico e strutturato, integrato al ciclo dell’ordine, presuppone la gestione elettronica di tutto il ciclo della fattura. Questo significa integrare il documento digitale in tutti i processi informativi aziendali: i dati dei file diventano dunque leggibili ed elaborabili in automatico dai sistemi informativi, rendendo così ancora più efficiente, economica e rapida la gestione delle informazioni.

Integrare i file, nativamente digitali, nella piattaforma di Enterprise Rosource Management (ERP), ad esempio, consente di incrociare i dati di fatturazione con altri input provenienti da differenti divisioni aziendali, trasformando la gestione documentale in uno strumento di misurazione dell’andamento finanziario aziendale. Per esempio evidenziando in maniera semplice e immediata i flussi monetari in entrata e in uscita in specifici periodi dell’anno, oppure valutando chi sono i migliori pagatori, suddivisi per area geografica, settore d’appartenenza o entità dell’imponibile. O ancora, sfruttando applicazioni di business intelligence, si possono utilizzare le voci contenute nelle fatture per alimentare dataset a cui attingere per creare modelli previsionali, KPI (Key Performance Indicators) (link al ns. Articolo sui KPI della lgistica e del magazzino).

I vantaggi economici economici e operativi

Nel breve termine, i vantaggi per chi emette le fatture risiedono nella possibilità di ricevere in real time notifiche che attestano la corretta ricezione del documento da parte del cliente, l’assenza di errori nella compilazione della nota, la facoltà di calcolare i tempi di pagamento o per lo meno certificare il credito (elementi questi, tutt’altro che scontati quando si parla di Pubblica amministrazione). I vantaggi a livello economico, la fattura elettronica destrutturata consente risparmi nell’ordine dei 4/5 euro a fattura, mentre la fattura elettronica strutturata consente risparmi tra l’8 e i 12 euro a fattura (Fonte Osservatori Digital Innovation – Politecnico di Milano 2014).

Nel medio termine, questa nuova forma di produzione e conservazione dei documenti offre una serie di benefici che aumentano al crescere della cultura digitale e degli strumenti informatici a disposizione delle aziende che la adottano in maniera sistematica.

Al di là del risparmio sulla carta, il cui consumo in alcuni casi può diminuire del 70%, la Gestione Elettronica Documentale (GED) aiuta a ridurre drasticamente il tempo che i collaboratori amministrativi, in regimi tradizionali, devono dedicare ad archivi, raccoglitori e faldoni. Passare dalla fatturazione elettronica alla digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine consente di ottenere risparmi di efficienza fino a 6 volte superiori, raggiungendo benefici compresi tra i 25 e i 65 euro per ogni ciclo. Senza contare che la visione globale sulla situazione relativa al cliente è immediatamente disponibile e richiamabile su tutti i terminali che hanno accesso all’applicativo usato per la GED.

L’italia è pronta al cambiamento

Il mercato dispone già di un’ampia offerta relativa alla conservazione digitale e a tutti gli strumenti applicabili su quella che è e sarà sempre di più una grande opportunità per le imprese italiane. Si stima che il 90% dell’attuale parco soluzioni sia rivolto alle PMI, che sono i soggetti che possono trarre più benefici da questa piccola grande rivoluzione.

Inaugurando nuove economie di scala e nuove opportunità di servizio più intelligenti, la fatturazione elettronica e la relativa conservazione digitale oggi possono anche essere gestite in cloud, attraverso soluzioni As a Service, pay per use e on demand che semplificano i processi, trasformandoli in opportunità di servizio al’insegna del controllo e della massima trasparenza operativa.